Zum Thema Intranet Governance habe ich ein Interview mit Jürgen Mirbach, Partner der auf Intranets und Mitarbeiterportale spezialisierten ICOM GmbH geführt. Jürgen Mirbach hält ein Seminar zum Thema Intranet Management auf dem Intranet SUMMITund ein Seminar zu Intranet Governance und Zielcontrolling auf den Intranet Strategietagen in Zürich.
ECM WORLD: Sie greifen in Ihrem Seminar das Thema Intranet Governance auf. Daher gleich mal die Frage nach dem Kernnutzen: Warum bringen Kontroll- und Steuerungsstrukturen Intranets schneller weiter und führen zu mehr Nutzen für das Unternehmen?
Jürgen Mirbach: Intranet Governance hilft dem Unternehmen, ein Intranet mit qualitativ hochwertigen Inhalten und Strukturen zu bekommen und beizubehalten. In dem Seminar sprechen wir über Organisationsstrukturen, Abläufe, Regeln und Qualitätsstandards für Intranets. Das alles wirkt darauf hin, dass die Aktualität, Auffindbarkeit und Nutzbarkeit der Inhalte stimmt. In der Summe geht es also darum, dass die Mitarbeiter im Unternehmen mit dem Intranet ihre Arbeit effizient erledigen können. Den Intranet Managern geben wir im Seminar Wissen, Methoden, Ideen und Vorschläge mit, um dies zu erreichen.
ECM WORLD: Auf welcher Abstraktionsebene sollten idealerweise Governance Regeln festgelegt werden?
Jürgen MIrbach: Im Wort Governance schwingt Government, die Regierung, mit. Bei der Aufstellung von Governance-Regeln für ein Intranet möchte ich jedoch nicht an die Formulierung von Gesetzen denken, die notwendigerweise sehr abstrakt formuliert sind. Regeln bringen nur etwas, wenn sie verstanden und akzeptiert werden. Konzentrieren wir uns also darauf, verständliche Regeln zu formulieren. Regeln, zu denen fast jeder optimalerweise sagen kann „Klar, das müssen wir schon so machen“.
Intranet-Redakteuren können die notwendigen Regeln z.B. schon bei Schulung für das CMS vermittelt werden. Ein zweiter Anknüpfungspunkt ist die Planung oder Besprechung der Intranetseiten zusammen mit dem jeweiligen Redakteur. Wo und in welcher Form Regeln vermittelt werden, hat aus meiner Sicht großen Einfluss auf den Erfolg.
ECM WORLD: Governance ist ja Fluch und Segen zugleich. Einige empfinden es als Korsett, das die Kreativität der Mitarbeiter gängelt. Wie eng sollte man das Korsett ziehen, um dem Organismus noch Luft zum Atmen zu geben?
Jürgen MIrbach: Die Anforderungen an Governance-Konzepte unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Branche zu Branche. Sobald z.B. Intranet-Inhalte belastbar für die Vertretung von Rechtspositionen verwendet werden sollen, wird regelmäßig ein relativ strenger Prozess bis zur Veröffentlichung im Intranet durchlaufen. Intranet-Prozesse sind in diesem Fall regulärer Bestandteil von Geschäftsprozessen des Unternehmens.
Für viele Intranet-Inhalte gelten diese Anforderungen jedoch nicht. Inhalte für das Intranet entstehen oftmals nur, weil es begeisterte Menschen in den Abteilungen des Unternehmens gibt. Hier würde ein Korsett kontraproduktiv wirken. Dort brauchen wir Schnittmuster, die sich für unterschiedliche “Figuren” anpassen lassen. Im Ergebnis haben wir immer ein Hemd oder eine Bluse, möglicherweise miit unterschiedlichen Kragen und Armlängen. Es kommt also darauf an, um welche Inhalte es sich handelt.
ECM WORLD: Governance Regeln festzulegen ist das eine, das andere Sie durchzusetzen und zu betreiben. Welche Instanz(en) empfehlen Sie für die Kontrolle der Einhaltung von Governance?
Jürgen Mirbach: Wenn wir über Governance sprechen, spielen Dialogmöglichkeiten, Anreize und Aktionen zur Qualitätserhaltung auf freiwilliger Basis auch eine große Rolle. Die Regeln beschreiben Zielzustände für das Intranet. Die Ziele wollen wir erreichen, ohne die Regeln “aus dem Schrank zu holen, um mit ihnen zu argumentieren”.
Strukturell gesehen ist der Owner des Intranets verantwortlich, möglicherweise ist dies der CIO im Unternehmen. Der CIO sollte sich berichten lassen, wie der Zustand des Intranets aussieht. Dazu kann man ganz einfache Kennzahlen formulieren. Die Kennzahlen sind dann auch Leitplanken für die Intranet Manager, wenn es um den Einsatz von Ressourcen geht.
ECM WORLD: Wenn Sie aktuelle Intranets betrachten, die Sie selber aus Ihrer Beratungstätigkeit kennen. Inwieweit sehen Sie dort gute Governance Konzepte implementiert und auch durchgesetzt.
Jürgen Mirbach: Die Durchsetzung der Regeln funktioniert in den allermeisten Fällen im konstruktiven Dialog. Manchmal erlebe ich auch zähe Verhandlungen und Widerstand. Im Endeffekt ist es dann meistens so, dass man sich gegenseitig noch nicht richtig verstanden hatte.
Sie haben für den Intranet-Summit wieder eine Menge Praktiker eingeladen, die an dieser Stelle viel konkreter berichten können und dürfen. Nur so viel: Gut ist, was dem Unternehmen nützt und das Intranet auf hohem qualitativen Niveau hält. Was den zweiten Punkt betrifft, würde ichmir mehr Engagement für gute Texte im Intranet wünschen. Gut heißt hier: lesbar, verständlich und so verschlagwortet, dass die Intranet-Suchmaschine eine Chance hat gut zu sein und so verortet, dass die Nutzer eine gute Chance haben, die Inhalte zu einfach finden.
ECM WORLD: Es gibt ja die These der Selbstkontrolle vs. festen Regelungen. Inwieweit verändert vor allem der Paradigmenwechsel zum Web 2.0 auch die Governance Konzepte für das Intranet?
Jürgen Mirbach: Im Moment tastet man sich heran. Eine Herangehensweise ist, den User-generated Content - die von Nutzern eingestellten Inhalte - kenntlich zu machen. “Achtung, vor Verwendung selbst noch einmal nachdenken.” heißt die Botschaft.
Als Nutzer eines Intranets habe ich den Anspruch, aktuelle und richtige Inhalte zu finden. Diese Erwartungshaltung kann möglicherweise nicht mehr für alle Inhalte des Intranets erfüllt werden. Mitdenken und Mitarbeiten ist gefragt. Genau das ist dann ein Bestandteil von Selbstkontrolle, die sich im übrigen auch an Regeln - gewünschten Zuständen - orientiert.
Governance kann an dieser Stelle kein statisches Konzept bleiben. Intranet Manager stehen vor der Herausforderung, den Übergang zu moderieren. Die Vorteile von “2.0-Anwendungen” kommen erst dann richtig zum Tragen, wenn möglichst viele Mitarbeiter von Nutzern zu “Mitmachern” werden. “Community Management” ist das Stichwort für Intranet Manager, um das Intranet in diese Richtung zu führen. Die Möglichkeiten, ein Intranet zu führen, besprechen wir daher auch im Seminar.
ECM WORLD: Noch eine letzte Frage für die „Statistik“. Wo ist Governance wichtiger - bei großen, sehr großen oder kleinen Intranets?
Jürgen Mirbach: Governance wird bei großen Intranets eher erforderlich, weil einfach die Anzahl der Menschen größer ist, die sich mit dem Intranet beschäftigt. Bei kleinen Intranets passieren viele Dinge „über den Flur“, was nicht heißt, das es in kleinen Intranets keine Regeln gibt. Die Regeln sind dort in der Teamarbeit gewachsen. Beispiel: Beim Aufbau des Intranets strukturieren die Redakteure die Inhalte. Damit legen sie schon Regeln fest, ohne über Governance zu sprechen. Je größer das Intranet, desto eher werden Regeln explizit festgelegt. Governance hat viele Schnittmengen mit anderen Disziplinen. Derzeit wird eher in großen Intranets eine eigene Disziplin daraus.
